Un seul système pour tout le parcours étudiant — demande d'information, admission, frais de scolarité, examens, résidence et transport, jusqu'à la diplomation et aux anciens élèves — pour les établissements d'Oman et de la région.
Une université ne fonctionne pas comme une société commerciale. Son année s'articule autour d'un cycle d'admissions, d'un calendrier de frais lié aux semestres, d'un planning d'examens et d'obligations de reporting envers un ministère et un organisme d'accréditation. Un ERP générique tient correctement la comptabilité et laisse tout le reste, c'est-à-dire le cœur du métier, dans des tableurs.
Notre ERP éducation part du dossier étudiant et se construit autour. Une identité unique est créée dès la demande d'information et suit l'étudiant tout au long de l'inscription, de l'enregistrement, de l'évaluation, du logement, du transport, de la facturation et de la vie d'ancien élève — la scolarité, la trésorerie et la direction lisent ainsi les mêmes données au lieu d'en rapprocher trois versions.
Le système repose sur la plateforme AUVIT BPA : les modules pédagogiques partagent le même socle que la finance, les achats, les RH et la paie. Aucune couche d'interface entre la facturation étudiante et le grand livre, et aucun traitement de nuit susceptible d'échouer.
Ce que les étudiants retiennent d'un établissement, ce sont les endroits où l'on fait la queue. La semaine des inscriptions à la scolarité, le guichet de la trésorerie en début de cycle de facturation, le bureau des attestations avant la remise des diplômes : autant de services qui peuvent quitter le comptoir pour passer sur une borne.
Parce que les bornes libre-service que nous fournissons s'appuient sur la même base de données que l'ERP, un étudiant peut régler ses frais, imprimer un reçu, demander ou retirer une attestation certifiée, ou prendre un ticket de file d'attente sans mobiliser personne. La gestion de file d'attente et l'orientation 3D prennent en charge les visites qui nécessitent encore un interlocuteur. Les applications mobiles portent ces mêmes services en dehors du campus.
Nous commençons par un cadrage du fonctionnement réel de l'établissement — grilles tarifaires, calendrier universitaire, système de notation, circuits de validation — car c'est de cela que dépend le paramétrage, et c'est rarement ce pour quoi l'ancien système avait été conçu.
Vient ensuite la reprise des données de l'ancien dossier étudiant, puis le paramétrage, puis un fonctionnement en parallèle sur un cycle de facturation complet afin que la direction financière constate la concordance des deux systèmes avant toute bascule. La formation est organisée par métier : scolarité, trésorerie, enseignants et informatique ont chacun leurs sessions. La mise en production est calée sur une fin de semestre et l'accompagnement se poursuit sur la première année universitaire complète.
Les établissements avancent généralement par phases — admissions et frais de scolarité d'abord, puis la pédagogie, puis la résidence, le transport et les portails — plutôt que de tout basculer en un week-end. Parlons de ce que donnerait un plan par phases pour votre établissement, ou consultez les modules ERP standard qui en constituent le socle.
Parlons de vos besoins en ERP, bornes libre-service et intégrations.
