الجامعة لا تُدار كشركة تجارية. فسنتها تدور حول دورة قبول، وتقويم رسوم مرتبط بالفصول الدراسية، وجدول امتحانات، والتزامات تقارير أمام وزارة وجهة اعتماد أكاديمي. أنظمة تخطيط الموارد العامة تتعامل مع الدفاتر المحاسبية باقتدار، وتترك كل ما يخص المؤسسة تحديداً في جداول إكسل.
نظامنا التعليمي ينطلق من سجل الطالب ويتوسّع منه. تُنشأ هوية واحدة عند الاستفسار وتمتد عبر التسجيل والقيد والتقييم والسكن والنقل والمالية وسجل الخريجين — فيقرأ المسجّل وأمين الصندوق والعميد البيانات ذاتها بدلاً من مطابقة ثلاث نسخ منها.
يعمل النظام على منصة AUVIT BPA، ما يعني أن الوحدات الأكاديمية تقوم على الأساس نفسه الذي تقوم عليه وحدات المالية والمشتريات والموارد البشرية والرواتب. لا توجد طبقة ربط بين فوترة الطلبة والأستاذ العام، ولا معالجة ليلية قد تتعطّل.
أكثر ما يعلق في ذاكرة الطالب هو ما يصطف من أجله. أسبوع التسجيل في القبول، وكاونتر المالية في بداية دورة الرسوم، ومكتب الشهادات قبل التخرّج — كل واحدة منها خدمة يمكن نقلها من موظف إلى جهاز.
ولأن أكشاك الخدمة الذاتية التي نوردها تعمل على قاعدة البيانات نفسها التي يعمل عليها النظام، يستطيع الطالب سداد الرسوم أو طباعة إيصال أو طلب شهادة مصدّقة واستلامها أو أخذ رقم في الطابور دون تدخل أي موظف. ويغطي نظام إدارة الطوابير والإرشاد ثلاثي الأبعاد الزيارات التي ما زالت تحتاج إلى موظف. أما التطبيقات الجوّالة فتنقل الخدمات نفسها خارج الحرم الجامعي بالكامل.
نبدأ بمرحلة دراسة لكيفية عمل المؤسسة على أرض الواقع — هياكل الرسوم، والتقويم الأكاديمي، ونظام الدرجات، وسلاسل الاعتماد — لأن هذه هي ما تُبنى عليه التهيئة، ونادراً ما تكون هي ما أُعدّ عليه النظام القديم.
يلي ذلك ترحيل البيانات من سجل الطلبة القديم، ثم التهيئة، ثم تشغيل موازٍ على مدى دورة رسوم كاملة حتى يتأكد الفريق المالي من تطابق النظامين قبل إيقاف أي منهما. ويُقسَّم التدريب حسب الدور: القبول والتسجيل، والمالية، وأعضاء هيئة التدريس، وتقنية المعلومات، لكل منهم جلساته. ويُحدَّد موعد الإطلاق مع بداية فصل دراسي، ويستمر الدعم طوال السنة الأكاديمية الأولى كاملة.
تنتقل المؤسسات عادةً على مراحل — القبول والرسوم أولاً، ثم الشؤون الأكاديمية، ثم السكن والنقل والبوابات — بدلاً من تشغيل كل شيء في عطلة نهاية أسبوع واحدة. تحدّث إلينا عن شكل الخطة المرحلية المناسبة لمؤسستك، أو اطّلع على وحدات تخطيط الموارد القياسية التي تقوم عليها.
تحدّث مع فريقنا عن أنظمة تخطيط الموارد والأكشاك وخدمات التكامل المصمّمة لأعمالك.
